講完第一步，我稍作休息，讓大家消化一下我所說的內(nèi)容。會(huì)議室里一片安靜，只有偶爾的翻頁聲和筆尖與紙張的摩擦聲。我看到有些人若有所思地點(diǎn)點(diǎn)頭，似乎對(duì)我的建議表示認(rèn)同。

過了一會(huì)兒，我覺得時(shí)間差不多了，便清了清嗓子，準(zhǔn)備進(jìn)入下一步的講解?！敖酉聛磉@步更關(guān)鍵，花錢前‘先問后花’，別等報(bào)銷時(shí)‘踩紅線’?！蔽亦嵵氐卣f道，“我先給大家講個(gè)真事，去年咱們學(xué)校有位老師請(qǐng)專家做咨詢，給了兩萬塊現(xiàn)金。大家都知道，現(xiàn)金交易是很難留下合規(guī)憑證的。結(jié)果報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)因?yàn)闆]有合規(guī)憑證，無法給他報(bào)銷這筆費(fèi)用。最后，這位老師只能自己墊了錢，而且在跟專家溝通的時(shí)候，還鬧了點(diǎn)不愉快?！?

我講完這個(gè)故事后，會(huì)議室里響起一陣輕微的議論聲。大家顯然對(duì)這個(gè)案例印象深刻，也意識(shí)到了“先問后花”的重要性。

臺(tái)下頓時(shí)傳來一陣唏噓聲，人們交頭接耳，議論紛紛。張梅教授見狀，眉頭緊緊皺起，她一臉嚴(yán)肅地說道：“我之前也碰到過類似的情況。上次我們實(shí)驗(yàn)室需要購買一些實(shí)驗(yàn)用的特種氣體，為了節(jié)省成本，我就找了一家小供應(yīng)商。當(dāng)時(shí)我覺得價(jià)格挺劃算的，而且對(duì)方說可以不開具發(fā)票，我想這樣能省點(diǎn)錢，就沒太在意。結(jié)果后來我需要去補(bǔ)開發(fā)票時(shí)，對(duì)方卻告訴我要額外加收十個(gè)點(diǎn)的稅，這么一算下來，反而比其他有發(fā)票的供應(yīng)商更貴了?！?

我點(diǎn)點(diǎn)頭，深有同感地說：“這就是一個(gè)典型的例子，說明在花錢之前一定要搞清楚相關(guān)的規(guī)則。”接著，我打開電腦，點(diǎn)開了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的截圖，展示給大家看，“大家請(qǐng)看，在學(xué)校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)里，有一個(gè)專門的‘經(jīng)費(fèi)報(bào)銷指引’專欄。這個(gè)專欄非常實(shí)用，它把每種支出所需要的憑證類型都列得清清楚楚。比如說，如果某項(xiàng)支出超過了500元，最好先在這個(gè)專欄里查一下，或者直接撥打財(cái)務(wù)處的咨詢電話。這個(gè)電話我已經(jīng)印在了資料的首頁上，24小時(shí)都有人接聽，非常方便。”

我特意停頓了一下，確保每位老師都在聽：“像專家咨詢費(fèi)，這里明確寫了‘可轉(zhuǎn)入個(gè)人賬戶，但需提供專家身份證復(fù)印件、簽收單、咨詢服務(wù)協(xié)議’。買東西的時(shí)候，盡量選能開增值稅專用發(fā)票的商家，并且一定要讓對(duì)方在發(fā)票上備注‘xx課題專用’。咱們橫向課題的經(jīng)費(fèi)，很多企業(yè)是要做成本核算的，備注清楚了，不僅咱們報(bào)銷方便，企業(yè)那邊也能少點(diǎn)麻煩。”

正說著，會(huì)議室的門被推開，王海濤教授滿頭大汗地走進(jìn)來，手里還提著工具箱：“鹿鳴老師，我趕回來了！剛在企業(yè)調(diào)試完設(shè)備，聽說講到關(guān)鍵部分了？”

我笑著朝他招手：“正好，王教授來了，你給大家講講你去年那個(gè)課題報(bào)銷的經(jīng)歷？”

王海濤不好意思地?fù)蠐项^：“別提了，去年我那個(gè)智能裝備的課題，發(fā)票攢了三個(gè)月才整理，結(jié)果發(fā)現(xiàn)有五張發(fā)票的單位名稱寫錯(cuò)了，還有兩張丟了消費(fèi)明細(xì)，來回跑了六趟才報(bào)完。后來財(cái)務(wù)處的老師跟我說，讓我每次拿到發(fā)票就整理，我試了試，今年的課題報(bào)銷一次就過了。”

“這就引出了咱們的第三步：發(fā)票‘即時(shí)整理’，別等攢一堆再‘翻爛賬’?！蔽医舆^王海濤的話頭，“財(cái)務(wù)處的老師做過統(tǒng)計(jì)，報(bào)銷被退回的原因里，‘發(fā)票信息錯(cuò)誤’和‘缺少消費(fèi)明細(xì)’占了60%。其實(shí)只要當(dāng)天拿到發(fā)票就做兩件事，就能避免這個(gè)問題?！?

我舉起一個(gè)文件夾，里面分門別類地放著發(fā)票和憑證：“第一，檢查發(fā)票信息。單位名稱要寫全稱‘江城工業(yè)大學(xué)’，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼是91420100xxxxxxxxx，這個(gè)代碼我已經(jīng)印在資料里了，大家可以存到手機(jī)里。金額、類目要和課題相關(guān)，比如你做機(jī)械設(shè)計(jì)的課題，報(bào)銷餐飲費(fèi)就說不過去?！?

“第二，把發(fā)票和消費(fèi)憑證釘在一起?！蔽夷贸鲆粡埓蜍嚻焙蛯?duì)應(yīng)的行程單，“比如打車票，附上手機(jī)里的行程記錄截圖，打印出來釘在一起；買材料的發(fā)票，附上購物清單；差旅發(fā)票，附上機(jī)票、高鐵票和酒店訂單。我建議大家準(zhǔn)備這樣的分類文件夾，按‘設(shè)備費(fèi)、差旅費(fèi)、專家咨詢費(fèi)’等類目分開放，這樣報(bào)銷的時(shí)候一目了然?！?

王海濤連連點(diǎn)頭：“我現(xiàn)在就是這么做的，每次出差回來，當(dāng)天就把所有憑證整理好放進(jìn)文件夾，下次報(bào)銷的時(shí)候直接拿出來填單，快多了。”

講完發(fā)票整理后，我輕輕點(diǎn)擊鼠標(biāo)，ppt頁面隨之切換到下一頁。這一頁展示的是一張?zhí)铄e(cuò)的報(bào)銷單截圖，我特意用紅筆將其中的錯(cuò)誤之處圈了出來，以便大家能更直觀地看到問題所在。

“接下來，我們進(jìn)入第四步――報(bào)銷單‘填對(duì)細(xì)節(jié)’。大家可別小瞧這些小細(xì)節(jié)哦，有時(shí)候一個(gè)小小的錯(cuò)誤就能讓整個(gè)報(bào)銷流程變得異常麻煩?！蔽抑钢聊簧系膱?bào)銷單說道，“就像這張報(bào)銷單，大家看這里，課題編號(hào)居然漏填了，這可是非常重要的信息啊！還有，專家咨詢費(fèi)被誤填成了勞務(wù)費(fèi)，這兩者可是完全不同的類目呢。再看看這里，附件張數(shù)也填錯(cuò)了，這樣的報(bào)銷單怎么可能通過審核呢？”

為了讓大家更好地記住這些容易出錯(cuò)的地方，我還特意編了一個(gè)口訣：“‘編號(hào)別漏、類目別混、金額別錯(cuò)、附件別少’。大家在填寫報(bào)銷單的時(shí)候，一定要按照這個(gè)口訣來檢查，確保每一項(xiàng)都填寫正確。填完之后，自己先核對(duì)一遍，比如金額要和發(fā)票總金額一致，類目要和預(yù)算表對(duì)應(yīng)，附件張數(shù)要數(shù)清楚?！?

最后，我還提醒大家：“財(cái)務(wù)處門口有‘報(bào)銷單填寫模板’，大家可以去拿一份，照著填就不會(huì)錯(cuò)啦?！?

陳莉舉手提問：“鹿主任，要是不確定類目怎么填怎么辦？比如我們買的實(shí)驗(yàn)用軟件，算設(shè)備費(fèi)還是辦公費(fèi)??？”

“問咱們科技合作與成果轉(zhuǎn)化中心的專員！”我點(diǎn)開一張聯(lián)系表，“每個(gè)學(xué)院我們都配了專屬的經(jīng)費(fèi)咨詢專員，他們的電話和微信都在這上面。不確定的事情別瞎猜，直接問專員，比自己琢磨強(qiáng)。上次陳老師你那個(gè)軟件的問題，其實(shí)算‘專用設(shè)備費(fèi)’，我已經(jīng)讓專員跟你聯(lián)系過了吧？”

陳莉驚訝地說：“對(duì)！昨天專員給我打了電話，還發(fā)了分類標(biāo)準(zhǔn)，太貼心了?！?

“這都是我們應(yīng)該做的。”我微微一笑，語氣溫和地說道，“咱們科技管理部門，可不是來給大家設(shè)置各種障礙和門檻的，我們的存在，就是為了給大家提供更好的服務(wù)。所以，你們只需要專注于科研工作，那些繁瑣的雜事，就放心地交給我們來處理吧?！?

說完，我輕點(diǎn)鼠標(biāo)，將最后一頁ppt展示在大屏幕上。這一頁的內(nèi)容是財(cái)務(wù)系統(tǒng)的進(jìn)度查詢界面，界面清晰明了，各項(xiàng)信息一目了然。

“接下來，我要給大家詳細(xì)講解一下報(bào)銷流程的第五步――提交報(bào)銷后‘盯進(jìn)度’，以及遇到問題時(shí)如何及時(shí)‘補(bǔ)材料’?！蔽抑钢聊簧系慕缑妫^續(xù)說道，“有不少老師在提交報(bào)銷后就不再關(guān)注了，結(jié)果等了很久都沒有收到款項(xiàng)，這時(shí)候才想起來去查詢進(jìn)度，卻發(fā)現(xiàn)是因?yàn)槿鄙倌承┎牧隙煌嘶亓?。這樣一來，不僅耽誤了時(shí)間，還可能影響到后續(xù)的工作?！?

為了讓大家更直觀地理解，我給大家舉了一個(gè)例子：“就拿上個(gè)月自動(dòng)化學(xué)院的趙老師來說吧，他在提交報(bào)銷后，非常細(xì)心地查看了進(jìn)度，結(jié)果發(fā)現(xiàn)缺少一份專家簽收單。于是，他當(dāng)天就立刻聯(lián)系了相關(guān)專家進(jìn)行補(bǔ)簽，第二天就順利通過了審核。大家可以想象一下，如果他沒有及時(shí)查看進(jìn)度，而是等到系統(tǒng)自動(dòng)退回，那至少要多等三天才能重新提交，這無疑會(huì)給工作帶來很大的不便。”

講完這五步，我關(guān)掉ppt，拿起話筒：“其實(shí)橫向課題報(bào)銷不難，關(guān)鍵是‘提前做準(zhǔn)備、細(xì)節(jié)別大意’。從拿到合同核對(duì)預(yù)算，到花錢前確認(rèn)規(guī)則，再到填單核對(duì)、盯進(jìn)度，每一步都做到位，就能避免‘到賬容易報(bào)銷難’的問題?！?

會(huì)議室里響起熱烈的掌聲，王海濤教授站起來說：“鹿老師，您今天講的這些太實(shí)用了！我建議學(xué)校多開這樣的宣貫會(huì)，最好每個(gè)學(xué)期都來一次，尤其是給剛?cè)肼毜哪贻p老師好好講講?！?

“王教授說到點(diǎn)子上了。”我點(diǎn)點(diǎn)頭，“接下來我們科技合作與成果轉(zhuǎn)化中心會(huì)建立常態(tài)化宣貫機(jī)制，每個(gè)月最后一周的周四下午，在這個(gè)會(huì)議室開咨詢會(huì)，大家有任何經(jīng)費(fèi)使用的問題，都可以來現(xiàn)場(chǎng)問。另外，我們還會(huì)制作系列短視頻，把今天講的內(nèi)容分成小片段，發(fā)在學(xué)校的科研管理公眾號(hào)上，方便大家隨時(shí)回看?！?

散會(huì)的時(shí)候，老師們排著隊(duì)領(lǐng)資料，張梅教授拿著資料跟我說：“鹿主任，我那個(gè)耗材發(fā)票的問題，聽您講完我就知道該怎么弄了，這會(huì)開得太值了！”

我看著老師們臉上的笑容，心里涌起一陣暖意。我正收拾好資料，剛要走，小林跑過來說：“鹿主任，化學(xué)學(xué)院的馬院長(zhǎng)剛才打電話，說想邀請(qǐng)您下周三去他們學(xué)院做專場(chǎng)宣貫，他們學(xué)院今年橫向課題增長(zhǎng)很快，老師們都盼著您去呢。”

“沒問題，讓馬院長(zhǎng)把時(shí)間地點(diǎn)發(fā)我，我明天就把專場(chǎng)的資料準(zhǔn)備好?！蔽倚χf，腳步輕快地走出會(huì)議室。窗外的梧桐葉還在飄落，可我的心里卻一片明亮，科技管理工作就像這秋天的耕耘，只有把服務(wù)做到位，把規(guī)則講清楚，才能讓科研的種子結(jié)出更豐碩的果實(shí)。

回到辦公室，我打開電腦，開始整理今天宣貫會(huì)的反饋意見。我看到陳莉發(fā)來的微信：“鹿主任，我剛才按照您說的方法，聯(lián)系了企業(yè)對(duì)接人，把預(yù)算里不明確的地方都確認(rèn)了，還讓對(duì)方出了書面說明，太感謝您了！”后面還跟了個(gè)點(diǎn)贊的表情。

我回復(fù)了一句“有問題隨時(shí)找我”，然后點(diǎn)開了下一場(chǎng)宣貫會(huì)的ppt模板。屏幕上的光標(biāo)閃爍著，就像科研路上不斷前行的腳步，而我知道，自己的使命，就是為這些腳步清除障礙，讓每一位科研工作者都能心無旁騖地探索未知的領(lǐng)域。_c