商品和服務(wù)名稱(chēng)匹配：發(fā)票上的“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱(chēng)”必須與課題內(nèi)容相關(guān)，不能籠統(tǒng)寫(xiě)“辦公用品”“咨詢(xún)費(fèi)”“服務(wù)費(fèi)”?！氨热缳I(mǎi)實(shí)驗(yàn)試劑，要寫(xiě)具體的試劑名稱(chēng)（如‘氯化鈉試劑’‘硫酸亞鐵溶液’），數(shù)量、單價(jià)要明確；差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)，交通費(fèi)發(fā)票要寫(xiě)清出發(fā)地、目的地、時(shí)間，住宿發(fā)票要附明細(xì)單（含房間號(hào)、入住時(shí)間、退房時(shí)間、單價(jià)）?！?
“這里還有一個(gè)非常實(shí)用的小竅門(mén)哦！”我興致勃勃地接著說(shuō)道：“假如對(duì)開(kāi)具發(fā)票的具體內(nèi)容不太清楚該如何填寫(xiě)時(shí)，可以事先與公司的財(cái)務(wù)部門(mén)取得聯(lián)系，并向他們咨詢(xún)相關(guān)事宜。然后，請(qǐng)財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際情況給出一份清晰明了、詳盡準(zhǔn)確的開(kāi)票規(guī)范說(shuō)明文檔。最后呢，將這份文件及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給我們的合作伙伴或者服務(wù)提供商們，如此一來(lái)就能有效地防止因開(kāi)票錯(cuò)誤而帶來(lái)不必要的麻煩啦！
舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)吧，某些企業(yè)可能一直以來(lái)都習(xí)慣于開(kāi)具‘技術(shù)服務(wù)費(fèi)’這種類(lèi)型的發(fā)票，但倘若當(dāng)前所涉及到的項(xiàng)目屬于技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域，那么從專(zhuān)業(yè)角度出發(fā)，最好還是選擇開(kāi)具‘技術(shù)開(kāi)發(fā)費(fèi)’更為妥當(dāng)些。畢竟這樣做不僅能夠更好地契合雙方簽訂的合同條款要求，而且對(duì)于日后辦理稅務(wù)備案手續(xù)而也會(huì)相對(duì)便捷許多呢！”
（二）高頻費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)：留存輔助憑證，有據(jù)可查
“差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)是橫向課題的高頻報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目，也是財(cái)務(wù)審核的重點(diǎn)，必須留存輔助憑證。”我展開(kāi)具體說(shuō)明：
差旅費(fèi)：除了交通發(fā)票、住宿發(fā)票，還要附行程單（飛機(jī)票、火車(chē)票需打印行程單，高鐵票可截圖留存）、課題出差審批單（學(xué)校統(tǒng)一格式，需學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字）?！叭绻嵌嗳艘黄鸪霾?，要附出差人員名單；如果住宿發(fā)票是定額發(fā)票，還要附酒店出具的入住證明，證明住宿的真實(shí)性。”
會(huì)議費(fèi)：除了會(huì)議費(fèi)發(fā)票，還要附會(huì)議通知（含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單）、會(huì)議議程、參會(huì)簽到表?！叭绻麜?huì)議是在外地召開(kāi)，還要結(jié)合差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)，確保會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)與出差行程一致。去年有個(gè)團(tuán)隊(duì)報(bào)銷(xiāo)‘北京課題研討會(huì)’費(fèi)用，但出差審批單上的時(shí)間是周末，且沒(méi)有參會(huì)簽到表，財(cái)務(wù)懷疑是旅游費(fèi)用，不予報(bào)銷(xiāo)。”
勞務(wù)費(fèi)：除了勞務(wù)費(fèi)發(fā)票（外聘專(zhuān)家需到稅務(wù)局代開(kāi)發(fā)票），還要附勞務(wù)合同、專(zhuān)家身份證復(fù)印件、勞務(wù)報(bào)酬發(fā)放表（需專(zhuān)家簽字確認(rèn)）?！叭绻墙o研究生發(fā)助研津貼，要附研究生助研津貼發(fā)放審批表，注明課題名稱(chēng)、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放月份，由課題組負(fù)責(zé)人、學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。”
（三）報(bào)銷(xiāo)流程：分類(lèi)整理，規(guī)范填報(bào)
“票據(jù)收集齊了，怎么整理和填報(bào)也有講究?！蔽曳窒砹艘粋€(gè)實(shí)用方法：“第一，按費(fèi)用類(lèi)型分類(lèi)整理，比如把交通費(fèi)、住宿費(fèi)、實(shí)驗(yàn)耗材費(fèi)分開(kāi)裝訂，用便簽標(biāo)注每類(lèi)票據(jù)的金額、張數(shù)、對(duì)應(yīng)的課題任務(wù)（如‘實(shí)驗(yàn)耗材-xx項(xiàng)目樣品檢測(cè)’‘差旅費(fèi)-xx企業(yè)技術(shù)對(duì)接’）。第二，在學(xué)校經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)中準(zhǔn)確填報(bào)，‘經(jīng)費(fèi)來(lái)源’選‘橫向課題’，‘課題編號(hào)’填寫(xiě)完整，‘費(fèi)用類(lèi)別’與票據(jù)類(lèi)型一致，避免與縱向課題經(jīng)費(fèi)混淆?！?
“還有一個(gè)非常普遍且容易讓人陷入其中的錯(cuò)誤觀念呢！”我一臉嚴(yán)肅地提醒著對(duì)方，并接著說(shuō)道：“有一部分教師可能因?yàn)樨潏D省事或其他原因，會(huì)將屬于橫向課題項(xiàng)目產(chǎn)生的費(fèi)用誤記到縱向課題中來(lái)；又或是反過(guò)來(lái)操作――將縱向課題相關(guān)支出歸入橫向課題之下。這種行為可是萬(wàn)萬(wàn)不可取的?。∫?，橫向課題所涉及的經(jīng)費(fèi)實(shí)際上來(lái)源于企業(yè)方面給予我們的委托資助金，而縱向課題則完全依賴(lài)于國(guó)家財(cái)政部門(mén)提供的專(zhuān)項(xiàng)資金支持。由于二者各自有著截然不同的管理規(guī)定以及具體可報(bào)銷(xiāo)的范疇界定標(biāo)準(zhǔn)，如果隨意混淆使用并進(jìn)行虛假報(bào)賬申報(bào)等違規(guī)操作，那么一旦遭遇嚴(yán)格審查和審計(jì)時(shí)便極有可能被判定存在所謂的‘經(jīng)費(fèi)挪用’問(wèn)題，屆時(shí)其所帶來(lái)的負(fù)面影響與法律責(zé)任都將會(huì)異常嚴(yán)峻且不容小覷呀！”
三、特殊場(chǎng)景處理：提前預(yù)判，主動(dòng)對(duì)接
“除了常規(guī)情況，還有幾個(gè)特殊場(chǎng)景，大家一定要提前準(zhǔn)備，避免手忙腳亂。”我切換到下一頁(yè)ppt，開(kāi)始解答預(yù)設(shè)的問(wèn)題。
（一）外聘專(zhuān)家勞務(wù)費(fèi)：代扣代繳個(gè)稅，避免漏繳
“鹿老師，外聘專(zhuān)家的勞務(wù)費(fèi)，個(gè)稅是我們自己扣還是專(zhuān)家自己繳？”王磊再次舉手。
“必須由課題組代扣代繳！”我明確回答，“根據(jù)稅法規(guī)定，支付勞務(wù)報(bào)酬的單位是個(gè)人所得稅的扣繳義務(wù)人，如果不履行代扣代繳義務(wù)，學(xué)校和課題組都要承擔(dān)法律責(zé)任。具體操作是：專(zhuān)家勞務(wù)報(bào)酬超過(guò)800元的部分，按以下稅率預(yù)繳個(gè)稅――”
不超過(guò)20000元的部分，稅率20%；
超過(guò)20000元至50000元的部分，稅率30%，速算扣除數(shù)2000元；
超過(guò)50000元的部分，稅率40%，速算扣除數(shù)7000元。
“舉個(gè)例子，給專(zhuān)家發(fā)放3萬(wàn)元?jiǎng)趧?wù)費(fèi)，預(yù)繳個(gè)稅=30000x(1-20%)x30%-2000=5200元?！蔽矣?jì)算道，“這里要注意，預(yù)繳的個(gè)稅只是臨時(shí)扣除，專(zhuān)家在次年3-6月可以進(jìn)行個(gè)人所得稅匯算清繳，多退少補(bǔ)。我們要做的是，在發(fā)放勞務(wù)費(fèi)后15日內(nèi)，登錄‘自然人電子稅務(wù)局’完成代扣代繳申報(bào)，留存申報(bào)記錄，避免因漏繳影響專(zhuān)家的個(gè)人征信?！?
（二）跨****課題：了解異地稅收政策，及時(shí)抵扣
“如果課題需要在異地開(kāi)展實(shí)驗(yàn)、采集數(shù)據(jù)，產(chǎn)生的稅費(fèi)怎么處理？”張教授問(wèn)道。
“跨區(qū)域課題的關(guān)鍵是‘提前溝通，留存憑證’?！蔽医忉尩?，“第一，提前了解項(xiàng)目所在地的稅收政策，比如有些地方對(duì)科研合作的企業(yè)有稅收返還優(yōu)惠，有些地方要求異地開(kāi)展業(yè)務(wù)需辦理臨時(shí)稅務(wù)登記，這些都要提前核實(shí)。第二，異地產(chǎn)生的稅費(fèi)，比如增值稅、城建稅等，要憑完稅證明、發(fā)票等憑證回學(xué)校辦理抵扣，避免重復(fù)繳稅?！?
“好啦！接下來(lái)就讓我來(lái)給各位講講一個(gè)非常棒的成功事例吧。”我清了清嗓子，然后開(kāi)始講述這個(gè)故事：“就在去年的時(shí)候呢，咱們學(xué)校材料學(xué)院有位德高望重的李教授啊，接下了一項(xiàng)來(lái)自長(zhǎng)三角區(qū)域的重要橫向研究項(xiàng)目哦。這項(xiàng)任務(wù)可不簡(jiǎn)單呀，因?yàn)樗蟊仨氁诋?dāng)?shù)卦O(shè)立一個(gè)臨時(shí)性的實(shí)驗(yàn)據(jù)點(diǎn)才行呢。這樣一來(lái)，自然而然地就會(huì)涉及到一大筆開(kāi)支咯――足足有二十萬(wàn)塊錢(qián)的場(chǎng)地租賃費(fèi)用以及十萬(wàn)塊錢(qián)的設(shè)備運(yùn)輸費(fèi)用喲！面對(duì)如此龐大的數(shù)目，一般人可能早就被嚇退啦，但咱們這位李教授可不一樣哦！
人家可是有著過(guò)人之處呢！原來(lái)呀，李教授早在著手準(zhǔn)備之前，便已經(jīng)主動(dòng)與當(dāng)?shù)氐亩悇?wù)機(jī)關(guān)還有咱學(xué)校的財(cái)務(wù)處去打過(guò)交道啦。經(jīng)過(guò)一番深入交流之后，他終于弄清楚了一件事情――那就是外地發(fā)生的租賃費(fèi)用其實(shí)完全能夠憑借著完稅憑證回到校內(nèi)予以扣除噠！所以說(shuō)嘛，當(dāng)實(shí)際支付完這些費(fèi)用以后，李教授立刻行動(dòng)起來(lái)，迅速拿到了相關(guān)的完稅證明并且開(kāi)具出了正式規(guī)范的發(fā)票。最后呢，通過(guò)這一系列巧妙的操作，不僅順利地將三萬(wàn)多塊錢(qián)的稅金都給抵減掉了，而且連報(bào)銷(xiāo)流程所耗費(fèi)的時(shí)間也大大縮短嘍！怎么樣？是不是覺(jué)得特別厲害呀！”
（三）課題結(jié)余經(jīng)費(fèi)：規(guī)范使用，避免違規(guī)
“課題結(jié)束后有結(jié)余經(jīng)費(fèi)，該怎么處理？要不要繳稅？”有老師問(wèn)道。
“結(jié)余經(jīng)費(fèi)的處理可是有著非常清晰明了且嚴(yán)格的規(guī)章制度哦，絕對(duì)不允許任何人私自挪動(dòng)使用！”我語(yǔ)氣嚴(yán)肅地著重指出這一點(diǎn)，并接著解釋說(shuō)，“要知道啊，那些以咱們學(xué)校的名頭接下來(lái)的橫向課題所產(chǎn)生的結(jié)余經(jīng)費(fèi)，那可都是歸學(xué)校所有呢！所以呀，按照相關(guān)規(guī)定必須得去繳納企業(yè)所得稅才行喲~不過(guò)嘛，通常情況下這個(gè)稅率會(huì)高達(dá)百分之二十五之多吶！好在我們學(xué)校對(duì)于科研方面的經(jīng)費(fèi)還有一些特別的優(yōu)惠政策啦，因此實(shí)際上最終所要承擔(dān)的稅率還是相對(duì)比較低滴！”
稍作停頓后，我繼續(xù)說(shuō)道：“但是呢，如果能夠事先做好合理的規(guī)劃安排好這些結(jié)余資金的具體去向那就更好啦！比如說(shuō)，可以趕在課題正式結(jié)束之前就把多余出來(lái)的經(jīng)費(fèi)拿去購(gòu)買(mǎi)一些未來(lái)搞研究時(shí)可能會(huì)用到的消耗材料以及各種儀器設(shè)備之類(lèi)的東西；要不然就是拿來(lái)支付那些還沒(méi)有結(jié)清賬目賬單的勞動(dòng)報(bào)酬還有檢測(cè)費(fèi)用等等也行呀！如此一來(lái)，不僅成功避開(kāi)了要交結(jié)余經(jīng)費(fèi)部分的企業(yè)所得稅這個(gè)大麻煩，同時(shí)還能確保每一分錢(qián)都被充分利用起來(lái)，真正做到物盡其用哦！”最后，我又補(bǔ)充了一句：“要是結(jié)余下來(lái)的經(jīng)費(fèi)實(shí)在太多了的話(huà)，其實(shí)也是有其他辦法解決的啦！不妨試著跟與之合作的企業(yè)好好商量一下唄，看看能不能把這筆錢(qián)轉(zhuǎn)化成下一次雙方再合作時(shí)候的預(yù)收款項(xiàng)呢？然后再另外簽一份補(bǔ)充協(xié)議書(shū)，清楚明白地寫(xiě)明這些資金到底該怎么用，這樣做既符合規(guī)矩又有利于保持住彼此之間良好的合作關(guān)系哦！”
四、實(shí)用工具：建立臺(tái)賬+定期溝通，化繁為簡(jiǎn)
“最后，給大家推薦兩個(gè)‘避坑神器’，能讓經(jīng)費(fèi)管理事半功倍。”我切換到最后一頁(yè)ppt。
（一）建立課題財(cái)務(wù)臺(tái)賬
“建議每個(gè)課題組都用excel建一個(gè)財(cái)務(wù)臺(tái)賬，記錄每筆經(jīng)費(fèi)的收支情況，表格包含以下列：日期、憑證類(lèi)型（發(fā)票收據(jù)）、發(fā)票號(hào)碼、金額、費(fèi)用類(lèi)型、對(duì)應(yīng)課題任務(wù)、報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度、備注（如‘已抵扣增值稅’‘代扣個(gè)稅500元’）?！蔽艺故玖艘粋€(gè)模板，“這樣做的好處是，隨時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)使用情況，避免超支；報(bào)銷(xiāo)時(shí)能快速核對(duì)票據(jù)，減少遺漏；審計(jì)時(shí)能提供完整的經(jīng)費(fèi)流水，有據(jù)可查。”
（二）定期與財(cái)務(wù)處、科技處溝通
“很多老師遇到問(wèn)題才找財(cái)務(wù)，其實(shí)提前溝通能少走很多彎路?！蔽医ㄗh道，“第一，課題立項(xiàng)后，主動(dòng)和科技處溝通稅務(wù)籌劃方案，確認(rèn)技術(shù)合同認(rèn)定登記的流程和要求；第二，報(bào)銷(xiāo)前，將票據(jù)整理好，先找財(cái)務(wù)處的專(zhuān)職人員預(yù)審，確認(rèn)票據(jù)是否合規(guī)、填報(bào)是否準(zhǔn)確；第三，每月和財(cái)務(wù)處核對(duì)一次經(jīng)費(fèi)到賬情況、報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決。”
“還是那個(gè)李教授，他的課題組就是這么做的?！蔽遗e例，“他每個(gè)月都會(huì)抽半天時(shí)間和財(cái)務(wù)處溝通，遇到政策疑問(wèn)第一時(shí)間咨詢(xún)，去年他的跨省市橫向課題，不僅合規(guī)避稅近萬(wàn)元，報(bào)銷(xiāo)流程也比同類(lèi)課題縮短了一半時(shí)間，合作企業(yè)對(duì)他的經(jīng)費(fèi)管理能力也非常認(rèn)可，今年又續(xù)簽了一個(gè)300萬(wàn)元的課題。”
互動(dòng)答疑：解決實(shí)際困惑
輔導(dǎo)接近尾聲，我留出了提問(wèn)時(shí)間。
“鹿老師，我們這個(gè)課題有點(diǎn)特殊??！這次需要從國(guó)外采購(gòu)一批實(shí)驗(yàn)試劑呢，但問(wèn)題來(lái)了，這些發(fā)票都是外文的呀，這可咋整才能順利地完成報(bào)銷(xiāo)手續(xù)呢？”年輕教師陳雪一臉疑惑地向我發(fā)問(wèn)。
看著她那副焦急又期待答案的模樣，我不禁心生憐憫之情。于是，我微笑著安慰道：“別著急嘛小陳，其實(shí)外文發(fā)票報(bào)銷(xiāo)也沒(méi)那么復(fù)雜啦！這里頭關(guān)鍵就在于兩點(diǎn)哦~首先呢，你們得準(zhǔn)備好一份發(fā)票的中文翻譯件，而且這份翻譯件上面必須清楚地寫(xiě)明發(fā)票號(hào)碼、具體金額、銷(xiāo)售方的名字、所購(gòu)商品的名稱(chēng)以及購(gòu)買(mǎi)日期等等信息。然后呢，還得請(qǐng)?jiān)蹅冋n題組的負(fù)責(zé)人親自在上面簽個(gè)字，表示對(duì)這些內(nèi)容都已經(jīng)過(guò)目并且認(rèn)可了才行喲！另外一個(gè)要點(diǎn)就是要有相關(guān)的輔助憑證來(lái)證明這筆采購(gòu)業(yè)務(wù)確實(shí)發(fā)生過(guò)，比如海關(guān)報(bào)關(guān)單吶、完稅證明之類(lèi)的文件都不能少。當(dāng)然啦，如果你們是找的代理公司幫忙采購(gòu)的話(huà)，那就還得附上跟他們簽訂的代理合同以及代理公司開(kāi)給咱們的國(guó)內(nèi)發(fā)票哦！這樣一來(lái)，整個(gè)流程就算基本搞定咯！”
“鹿老師，技術(shù)合同認(rèn)定登記有時(shí)間限制嗎？如果合同已經(jīng)簽了，還能補(bǔ)做嗎？”林曉問(wèn)道。
“最好在簽約后1個(gè)月內(nèi)辦理，最遲不能超過(guò)合同履行期限。”我回答，“如果已經(jīng)簽了合同，只要還在履行期內(nèi)，也能補(bǔ)做認(rèn)定登記，但要提供補(bǔ)充說(shuō)明，說(shuō)明延遲登記的原因，科技處會(huì)協(xié)助辦理。不過(guò)建議大家盡量提前辦，避免因?yàn)榈怯洸患皶r(shí)影響免稅政策的享受?！?
“還有個(gè)問(wèn)題，我們課題和企業(yè)合作，企業(yè)要求我們開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票，怎么辦理？”張教授問(wèn)道。
“開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票需要先在財(cái)務(wù)處備案，提供企業(yè)的全稱(chēng)、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)等信息?！蔽医忉尩?，“如果是已辦理技術(shù)合同認(rèn)定登記的免稅項(xiàng)目，不能開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票；如果是不享受免稅的項(xiàng)目，可以開(kāi)具專(zhuān)用發(fā)票，稅率一般是6%，財(cái)務(wù)處會(huì)根據(jù)課題的進(jìn)項(xiàng)稅抵扣情況，核算實(shí)際應(yīng)繳稅額?！?
夕陽(yáng)透過(guò)窗戶(hù)照進(jìn)會(huì)議室，輔導(dǎo)在熱烈的討論中結(jié)束。老師們紛紛圍過(guò)來(lái)，有的拷貝ppt，有的咨詢(xún)具體問(wèn)題，林曉拿著筆記本說(shuō)：“鹿老師，您今天講的太實(shí)用了，比我自己查資料清楚多了，以后再也不用擔(dān)心多繳稅、報(bào)銷(xiāo)被退了！”
我笑著說(shuō)：“橫向課題經(jīng)費(fèi)處理看似繁瑣，其實(shí)只要守住‘合規(guī)’底線(xiàn)，用好政策工具，規(guī)范票據(jù)管理，就能化繁為簡(jiǎn)。大家以后遇到問(wèn)題，隨時(shí)可以找我，或者咨詢(xún)科技處、財(cái)務(wù)處的同時(shí)，咱們一起把經(jīng)費(fèi)管好用好，讓科研精力集中在創(chuàng)新上，而不是糾結(jié)在發(fā)票和稅務(wù)上。”
回到辦公室，我翻開(kāi)筆記本，在最后一頁(yè)寫(xiě)下：“科研經(jīng)費(fèi)是科研創(chuàng)新的‘血液’，合規(guī)管理是‘生命線(xiàn)’。四十余年的經(jīng)驗(yàn)告訴我，沒(méi)有搞不定的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，只有沒(méi)做到位的細(xì)節(jié)。希望今天的輔導(dǎo)能幫老師們少走彎路，讓每一分經(jīng)費(fèi)都用在刀刃上，產(chǎn)出更多高質(zhì)量的科研成果?！盻c