科研經(jīng)費(fèi)，是支撐科技創(chuàng)新的“血液”，是連接科研構(gòu)想與實(shí)際成果的“橋梁”。對(duì)于高校及科研機(jī)構(gòu)而，能否管好、用好每一筆經(jīng)費(fèi)，直接關(guān)系到科研項(xiàng)目的推進(jìn)效率、成果質(zhì)量，更影響著科研工作者的創(chuàng)新積極性。作為統(tǒng)籌科研工作的核心部門，科發(fā)院始終將“加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理”擺在重要位置，圍繞政府計(jì)劃項(xiàng)目、橫向科技項(xiàng)目?jī)纱蠛诵膱?chǎng)景，構(gòu)建起“事前精準(zhǔn)指導(dǎo)、事中動(dòng)態(tài)跟蹤、事后科學(xué)把控”的全流程管理體系，用專業(yè)服務(wù)為科研工作者掃清經(jīng)費(fèi)管理的障礙，讓經(jīng)費(fèi)真正成為推動(dòng)創(chuàng)新的“助推器”而非“絆腳石”。

16.1政府計(jì)劃項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)：全周期協(xié)同，把好“預(yù)算-使用-進(jìn)度”三道關(guān)

政府計(jì)劃項(xiàng)目（如國(guó)家自然科學(xué)基金、國(guó)家重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃、省科技攻關(guān)計(jì)劃、市重點(diǎn)研發(fā)項(xiàng)目等）是科研經(jīng)費(fèi)的重要來源，這類項(xiàng)目往往對(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的合理性、使用的規(guī)范性要求極高，預(yù)算編制偏差過大，可能導(dǎo)致項(xiàng)目申報(bào)直接落選；立項(xiàng)后經(jīng)費(fèi)使用“跑偏”或進(jìn)度滯后，又可能影響項(xiàng)目驗(yàn)收，甚至面臨經(jīng)費(fèi)收回的風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)這一痛點(diǎn)，科發(fā)院打破“單打獨(dú)斗”的傳統(tǒng)模式，聯(lián)合財(cái)務(wù)處構(gòu)建“業(yè)務(wù)+財(cái)務(wù)”雙協(xié)同機(jī)制，從預(yù)算編制到經(jīng)費(fèi)使用，全程為科研工作者提供“手把手”指導(dǎo)，將管理服務(wù)嵌入項(xiàng)目推進(jìn)的每一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。

16.1.1預(yù)算編制：多方聯(lián)動(dòng)，讓“紙上數(shù)字”貼合科研實(shí)際

“以前申報(bào)政府項(xiàng)目，最頭疼的就是經(jīng)費(fèi)預(yù)算，設(shè)備費(fèi)該報(bào)多少？差旅費(fèi)有沒有上限？間接費(fèi)用怎么分?jǐn)?？?duì)著申報(bào)指南翻來覆去算，還是怕出問題?，F(xiàn)在好了，科發(fā)院提前對(duì)接財(cái)務(wù)處，專門給我們開輔導(dǎo)會(huì)，還有會(huì)計(jì)一對(duì)一幫忙核對(duì)，心里踏實(shí)多了?！闭f起預(yù)算編制的變化，生命科學(xué)學(xué)院的張教授深有感觸。他口中的“變化”，正是科發(fā)院針對(duì)政府計(jì)劃項(xiàng)目預(yù)算管理推出的“前置協(xié)同服務(wù)”。

每年政府項(xiàng)目申報(bào)啟動(dòng)前1-2個(gè)月，科發(fā)院各業(yè)務(wù)科室便會(huì)提前梳理申報(bào)通知，針對(duì)不同類別項(xiàng)目（如基礎(chǔ)研究類、應(yīng)用研究類、成果轉(zhuǎn)化類）的預(yù)算要求，分類整理《經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制指南》，明確設(shè)備購(gòu)置、材料采購(gòu)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、間接費(fèi)用等各項(xiàng)支出的比例限制、證明材料要求。更關(guān)鍵的是，科室會(huì)主動(dòng)對(duì)接財(cái)務(wù)處，篩選經(jīng)驗(yàn)豐富的專職會(huì)計(jì)組建“預(yù)算輔導(dǎo)小組”，通過“集中培訓(xùn)+一對(duì)一輔導(dǎo)”的方式，為科研工作者提供精準(zhǔn)服務(wù)。

集中培訓(xùn)環(huán)節(jié)，科發(fā)院會(huì)邀請(qǐng)財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)結(jié)合往年申報(bào)案例，拆解預(yù)算編制的“雷區(qū)”，比如基礎(chǔ)研究項(xiàng)目中，設(shè)備費(fèi)若占比過高（超過直接費(fèi)用的50%）且未說明必要性，易被評(píng)審專家質(zhì)疑“重設(shè)備輕研究”；應(yīng)用研究項(xiàng)目中，差旅費(fèi)若未與研究?jī)?nèi)容掛鉤（如頻繁前往與項(xiàng)目無關(guān)的城市），可能被判定為“不合理支出”。會(huì)計(jì)還會(huì)現(xiàn)場(chǎng)演示預(yù)算表格的填寫規(guī)范，比如如何區(qū)分“直接費(fèi)用”與“間接費(fèi)用”，如何填寫“設(shè)備購(gòu)置清單”（需注明設(shè)備型號(hào)、單價(jià)、用途，避免與學(xué)校現(xiàn)有設(shè)備重復(fù)）。

而對(duì)于預(yù)算編制難度較大的重點(diǎn)項(xiàng)目（如國(guó)家級(jí)重大項(xiàng)目、跨學(xué)科聯(lián)合項(xiàng)目），科發(fā)院會(huì)安排業(yè)務(wù)專員與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)“組隊(duì)”，上門與科研團(tuán)隊(duì)溝通。以2024年省科技攻關(guān)計(jì)劃“新型儲(chǔ)能材料研發(fā)”項(xiàng)目為例，材料學(xué)院李教授團(tuán)隊(duì)在編制預(yù)算時(shí)，對(duì)“中試試驗(yàn)費(fèi)”的分?jǐn)偡绞酱嬖谝蓡枺?xiàng)目涉及3個(gè)子課題，中試設(shè)備由團(tuán)隊(duì)共享，費(fèi)用若按子課題人數(shù)分?jǐn)?，可能不符合申?bào)要求?？瓢l(fā)院項(xiàng)目專員王璐得知后，立即聯(lián)系財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的劉會(huì)計(jì)，一起查閱《省科技攻關(guān)計(jì)劃經(jīng)費(fèi)管理辦法》，并參考同類立項(xiàng)項(xiàng)目的預(yù)算方案，最終建議按“子課題實(shí)際使用設(shè)備時(shí)長(zhǎng)”分?jǐn)傎M(fèi)用，同時(shí)補(bǔ)充設(shè)備使用計(jì)劃表作為佐證。這一調(diào)整不僅符合申報(bào)要求，還為團(tuán)隊(duì)節(jié)省了近10萬元的不必要預(yù)算，最終項(xiàng)目成功立項(xiàng)。

“預(yù)算編制不是‘拍腦袋湊數(shù)字’，而是要讓每一筆錢都‘師出有名’，既符合政策要求，又貼合科研實(shí)際?！笨瓢l(fā)院副院長(zhǎng)陳明表示，通過這種“科發(fā)院搭臺(tái)、財(cái)務(wù)處唱戲、科研團(tuán)隊(duì)參與”的協(xié)同模式，近三年我院政府計(jì)劃項(xiàng)目預(yù)算編制通過率提升了23%，因預(yù)算不合理被駁回的申報(bào)項(xiàng)目數(shù)量下降了40%，真正讓科研工作者把精力從“算錢”轉(zhuǎn)移到“做研究”上。

16.1.2立項(xiàng)跟蹤：動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，讓經(jīng)費(fèi)使用“透明可控”

項(xiàng)目成功立項(xiàng)，只是科研工作的“第一步”；如何確保經(jīng)費(fèi)按預(yù)算、按進(jìn)度使用，避免“錢躺在賬戶里睡大覺”或“超支預(yù)警”，是經(jīng)費(fèi)管理的另一大重點(diǎn)。對(duì)此，科發(fā)院與財(cái)務(wù)處建立了“月度統(tǒng)計(jì)、季度通報(bào)、半年核查”的動(dòng)態(tài)跟蹤機(jī)制，用數(shù)據(jù)化手段打通經(jīng)費(fèi)流轉(zhuǎn)的“脈絡(luò)”。

每月5日前，財(cái)務(wù)處會(huì)將各政府項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用數(shù)據(jù)（如設(shè)備費(fèi)已支出金額、差旅費(fèi)報(bào)銷進(jìn)度、間接費(fèi)用計(jì)提情況）同步至科發(fā)院，各業(yè)務(wù)科室會(huì)根據(jù)項(xiàng)目申報(bào)時(shí)的預(yù)算表，對(duì)比實(shí)際支出與計(jì)劃支出的偏差，若某項(xiàng)目“設(shè)備費(fèi)”實(shí)際支出僅為計(jì)劃的30%，且已過項(xiàng)目實(shí)施期的50%，則會(huì)被標(biāo)記為“重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象”；若“差旅費(fèi)”支出超出計(jì)劃10%以上，則會(huì)核查是否存在超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷（如超標(biāo)住宿、非項(xiàng)目相關(guān)差旅）。

季度末，科發(fā)院會(huì)在科研內(nèi)網(wǎng)發(fā)布《政府計(jì)劃項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況通報(bào)》，詳細(xì)列出每個(gè)項(xiàng)目的“經(jīng)費(fèi)使用率”（實(shí)際支出預(yù)算總額x100%）、“各科目支出占比”“存在問題”，并附上業(yè)務(wù)科室聯(lián)系人電話。這種“公開透明”的方式，既讓科研團(tuán)隊(duì)清晰了解自身經(jīng)費(fèi)使用情況，也便于學(xué)院和科發(fā)院及時(shí)介入指導(dǎo)。

2023年第三季度，通報(bào)顯示環(huán)境工程學(xué)院趙教授的“城市污水處理技術(shù)優(yōu)化”項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用率僅為28%，遠(yuǎn)低于同期平均水平（55%）?？瓢l(fā)院項(xiàng)目專員立即與趙教授溝通，發(fā)現(xiàn)問題出在“設(shè)備采購(gòu)”上，項(xiàng)目計(jì)劃購(gòu)置的“水質(zhì)在線監(jiān)測(cè)儀”因供應(yīng)商產(chǎn)能不足，交貨時(shí)間延遲了3個(gè)月，導(dǎo)致相關(guān)實(shí)驗(yàn)無法開展，經(jīng)費(fèi)無法支出。了解情況后，科發(fā)院一方面協(xié)助趙教授與供應(yīng)商協(xié)商加快生產(chǎn)，另一方面建議調(diào)整經(jīng)費(fèi)使用計(jì)劃，將原本用于設(shè)備采購(gòu)的部分經(jīng)費(fèi)，先投入到“污水處理劑配方優(yōu)化”的前期實(shí)驗(yàn)中，避免經(jīng)費(fèi)閑置。同時(shí)，專員還與財(cái)務(wù)處溝通，為項(xiàng)目辦理了“設(shè)備采購(gòu)延期支出備案”，確保后續(xù)設(shè)備到貨后能正常報(bào)銷。到第四季度，該項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用率提升至62%，順利趕上計(jì)劃進(jìn)度。

“動(dòng)態(tài)跟蹤不是‘盯梢’，而是‘預(yù)警’――通過及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，避免小偏差變成大麻煩?！笨瓢l(fā)院科研管理科劉科長(zhǎng)說，近兩年來，通過這種跟蹤機(jī)制，我院政府項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)平均使用率從68%提升至82%，因經(jīng)費(fèi)使用滯后導(dǎo)致的項(xiàng)目延期數(shù)量減少了35%，真正實(shí)現(xiàn)了“經(jīng)費(fèi)跟著項(xiàng)目走，服務(wù)跟著需求走”。

16.1.3警方提醒：精準(zhǔn)服務(wù)，讓“被動(dòng)整改”變“主動(dòng)調(diào)整”

“李老師，您的國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目還有3個(gè)月到期，目前經(jīng)費(fèi)使用率為65%，其中‘實(shí)驗(yàn)材料費(fèi)’還有15萬元未支出，建議加快采購(gòu)進(jìn)度哦～”2024年5月，化工學(xué)院的李教授收到了科發(fā)院發(fā)來的“經(jīng)費(fèi)使用提醒短信”，同時(shí)附帶了一份《經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度建議表》，詳細(xì)列出了剩余經(jīng)費(fèi)的優(yōu)先支出方向。

這種“個(gè)性化提醒”，是我們科發(fā)院在經(jīng)費(fèi)管理中推出的“暖心服務(wù)”。針對(duì)不同項(xiàng)目的實(shí)施周期、預(yù)算金額、學(xué)科特點(diǎn)，科室會(huì)建立“經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度臺(tái)賬”，在項(xiàng)目到期前3個(gè)月、1個(gè)月分別發(fā)送“預(yù)警提醒”，在到期前15天進(jìn)行“一對(duì)一溝通”，確?？蒲泄ぷ髡哂谐渥銜r(shí)間調(diào)整使用計(jì)劃。

對(duì)于經(jīng)費(fèi)使用率偏低的項(xiàng)目，科發(fā)院會(huì)深入分析原因，提供“定制化解決方案”：若因?qū)嶒?yàn)方案調(diào)整導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)無法按計(jì)劃支出，會(huì)協(xié)助團(tuán)隊(duì)修改預(yù)算（需報(bào)項(xiàng)目主管部門備案）；若因報(bào)銷流程不熟悉導(dǎo)致支出滯后，會(huì)安排財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)上門指導(dǎo)報(bào)銷操作；若因設(shè)備或材料采購(gòu)周期長(zhǎng)，會(huì)建議通過“框架協(xié)議采購(gòu)”“緊急采購(gòu)”等方式加快進(jìn)度。

材料學(xué)院王教授的“高性能陶瓷材料研發(fā)”項(xiàng)目曾遇到過“報(bào)銷難”問題，項(xiàng)目涉及大量實(shí)驗(yàn)材料采購(gòu)，供應(yīng)商提供的發(fā)票格式不規(guī)范，財(cái)務(wù)處多次退回，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)無法及時(shí)支出。科發(fā)院得知后，立即安排財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與王教授的科研助理對(duì)接，指導(dǎo)其規(guī)范發(fā)票收集流程（如要求供應(yīng)商標(biāo)注“項(xiàng)目編號(hào)”“材料名稱”），同時(shí)協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)處開通“科研項(xiàng)目報(bào)銷綠色通道”，確保符合要求的票據(jù)能在3個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)銷。最終，該項(xiàng)目在到期前1周完成了所有經(jīng)費(fèi)支出，順利通過驗(yàn)收。

“以前總擔(dān)心經(jīng)費(fèi)花不完被收回，現(xiàn)在科發(fā)院提前提醒、主動(dòng)幫忙，再也不用‘趕末班車’似的花錢了。”王教授的話，道出了不少科研工作者的心聲。據(jù)統(tǒng)計(jì)，推行“精準(zhǔn)提醒”服務(wù)以來，我院政府計(jì)劃項(xiàng)目“經(jīng)費(fèi)結(jié)余超10%”的比例從25%下降至8%，項(xiàng)目驗(yàn)收通過率提升至98%，真正實(shí)現(xiàn)了“經(jīng)費(fèi)使用有計(jì)劃、項(xiàng)目推進(jìn)有保障”。